Regulamin usług

Wersja robocza, przed konsultacją prawną. Treść regulaminu i umowy powierzenia może się jeszcze zmienić. Obowiązuje wersja zaakceptowana przy zawarciu umowy.

Wersja 1 z 6 października 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest Załącznikiem nr 1 do Regulaminu i jest zawierana razem z nim.

§ 1. Usługodawca i Klient

  1. Usługi świadczy KaMaXmedia Karol Maksimczuk, ul. Genewska 6, 03-963 Warszawa, NIP 722-147-46-80, e-mail: kontakt@kroczki.pl („Usługodawca”).
  2. Klientem jest podmiot prowadzący żłobek, klub dziecięcy albo punkt opieki dziennej, dzienny opiekun, podmiot prowadzący przedszkole niepubliczne albo inną placówkę opieki nad dziećmi lub wychowania przedszkolnego, który zawiera umowę w związku ze swoją działalnością. Usługodawca nie zawiera umów z konsumentami.

§ 2. Usługi i panel klienta

  1. Usługodawca świadczy usługi w pakietach opisanych na kroczki.pl:
  • Audyt 2027, dla przedszkoli nazywany Przeglądem strony: jednorazowy przegląd istniejącej strony Klienta, wskazanie miejsc, w których jest publicznie udostępniony wizerunek dzieci, usunięcie albo zamiana tych zdjęć na polecenie Klienta i dodanie podstrony standardów ochrony małoletnich z treści przekazanej przez Klienta (§ 5),
  • Start i Standard: przygotowanie strony internetowej Klienta („Wdrożenie”) i jej dalsze utrzymanie („Opieka”). Pakiet Standard obejmuje dodatkowo strefę rodzica z zamkniętą galerią zdjęć (§ 7).
  1. Pakiet i ceny Klienta („Warunki”), w tym limit zmian w ramach Opieki, Usługodawca przedstawia Klientowi przed zawarciem umowy.
  2. Panel klienta to bezpłatna usługa elektroniczna do przesyłania treści i materiałów do umieszczenia na stronie, składania zgłoszeń i sprawdzania ich statusu, odbioru strony, akceptacji Regulaminu oraz pobierania faktur i dokumentów. Wymaga urządzenia z dostępem do internetu, aktualnej przeglądarki z włączonymi JavaScript i cookies oraz adresu e-mail. Dopóki Klient nie ma konta w panelu klienta, zgłoszenia, materiały i oświadczenia przekazuje się e-mailem.
  3. Korzystanie z internetu wiąże się z ryzykiem złośliwego oprogramowania i wyłudzenia hasła. Klient chroni hasło do konta. Usługodawca nigdy nie prosi o hasło e-mailem ani telefonicznie.
  4. Klient nie przesyła treści bezprawnych. Usługodawca może zablokować konto używane niezgodnie z prawem albo Regulaminem i informuje o tym Klienta e-mailem.
  5. Usługodawca nie udziela porad prawnych. Informacje o przepisach na kroczki.pl są cytatami z tekstów aktów prawnych z odnośnikami do źródeł. Audyt 2027 i Przegląd strony są przeglądem technicznym i redakcyjnym strony, a nie opinią prawną.

§ 3. Zawarcie umowy

  1. Usługodawca zakłada Klientowi konto w panelu klienta na wskazany przez niego adres e-mail.
  2. Umowa jest zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i Warunków w panelu klienta albo, jeśli Klient nie ma jeszcze konta, z chwilą wysłania przez Klienta e-mailem oświadczenia o akceptacji Regulaminu i Warunków przesłanych mu przez Usługodawcę. Osoba akceptująca oświadcza, że jest upoważniona do zawarcia umowy w imieniu Klienta. Zapłata faktury przez Klienta potwierdza zawarcie umowy.
  3. Umowa nie wymaga podpisu. Potwierdzenie zawarcia umowy z Warunkami Usługodawca wysyła e-mailem, a gdy Klient ma konto, udostępnia je też w panelu klienta. Regulamin można zapisać i wydrukować ze strony kroczki.pl/regulamin/.
  4. Umowę tworzą Warunki, Regulamin i Załącznik nr 1. W razie rozbieżności pierwszeństwo mają Warunki, a w sprawach danych osobowych Załącznik nr 1.

§ 4. Wdrożenie i odbiór strony

  1. Klient przekazuje materiały (logo, teksty, dokumenty, standardy ochrony małoletnich, jadłospis, zdjęcia) przez panel klienta albo e-mailem. Klient oświadcza, że ma prawa do materiałów i podstawę prawną do publikacji zawartych w nich danych osobowych, w tym wizerunku.
  2. Usługodawca przygotowuje stronę w rozsądnym terminie od otrzymania kompletu materiałów. Terminy podawane na kroczki.pl i w korespondencji są orientacyjne.
  3. Gotową stronę Usługodawca udostępnia do odbioru pod adresem roboczym. W ciągu 7 dni Klient akceptuje ją albo zgłasza uwagi. Jeśli w tym terminie Klient nie zgłosi uwag, strona jest odebrana.
  4. W ramach Wdrożenia Klient może zgłosić dwie rundy uwag. Dalsze uwagi Usługodawca wykonuje jako zmiany w ramach Opieki albo według wyceny. Poprawienie błędu Usługodawcy nie jest rundą uwag. Po każdej rundzie Usługodawca poprawia stronę i ponownie udostępnia ją do odbioru, a Klient ma na odbiór kolejne 7 dni. Po wykonaniu drugiej rundy uwag strona jest odebrana.
  5. Po odbiorze Usługodawca uruchamia stronę pod domeną Klienta na swoim serwerze. Jeśli Klient nie przekaże domeny albo dostępów do niej w ciągu 14 dni od odbioru, Usługodawca może uruchomić stronę pod adresem tymczasowym w swojej domenie. Dzień uruchomienia Usługodawca zapisuje w panelu klienta albo potwierdza e-mailem.
  6. Jeśli Klient zrezygnuje z Wdrożenia przed odbiorem albo przez 60 dni nie przekaże brakujących materiałów, Usługodawca może zakończyć Wdrożenie. Klient płaci wtedy za wykonaną część prac, nie więcej niż cenę Wdrożenia.
  7. Standardy ochrony małoletnich, statut, regulaminy i inne dokumenty placówki przygotowuje i przyjmuje Klient. Usługodawca publikuje je na stronie w treści przekazanej przez Klienta i może je redakcyjnie sformatować, ale nie ocenia ich zgodności z prawem.

§ 5. Audyt 2027 i Przegląd strony

  1. Audyt 2027 (dla przedszkoli: Przegląd strony) dotyczy istniejącej strony Klienta, która działa na serwerze Klienta albo innego dostawcy. Klient przekazuje Usługodawcy dostęp administratora do strony.
  2. Usługodawca przegląda podstrony, galerie, aktualności i pliki dostępne publicznie na stronie i przekazuje Klientowi listę miejsc, w których widać wizerunek dzieci. Na polecenie Klienta usuwa wskazane zdjęcia ze strony albo zamienia je na inne materiały przekazane przez Klienta oraz dodaje podstronę standardów ochrony małoletnich z treści przekazanej przez Klienta (§ 4 ust. 7).
  3. Przegląd nie obejmuje mediów społecznościowych, archiwów internetowych, wyników wyszukiwarek ani plików przechowywanych poza stroną Klienta. Usunięcie pliku ze strony nie usuwa kopii, które wcześniej zapisały osoby trzecie lub wyszukiwarki.
  4. Przed wprowadzeniem zmian Usługodawca wykonuje kopię zmienianych treści, jeśli system strony na to pozwala. Jeśli system strony nie pozwala usunąć zdjęć albo dodać podstrony, Usługodawca informuje o tym Klienta przed rozpoczęciem prac, a Klient może zrezygnować z usługi bez opłat.
  5. Usługodawca nie odpowiada za działanie strony, serwera i dodatków, których nie dostarczył, ani za skutki zmian wprowadzanych na stronie przez Klienta lub osoby trzecie.

§ 6. Opieka

  1. Opieka obejmuje utrzymanie strony na serwerach w Polsce, certyfikat SSL, aktualizacje WordPressa i jego dodatków, codzienne kopie zapasowe przechowywane przez 14 dni, usuwanie awarii, wprowadzanie zmian w limicie pakietu i pomoc w obsłudze strony. Opieka obejmuje też odnawianie domeny Klienta w końcówce .pl, jeśli Klient przeniósł jej obsługę do Usługodawcy. Domenę w innej końcówce Usługodawca obsługuje za dopłatą równą kosztowi jej odnowienia.
  2. Abonentem domeny jest zawsze Klient. Jeśli domena pozostaje u rejestratora wybranego przez Klienta, Klient sam ją opłaca i ustawia jej rekordy DNS na serwer Usługodawcy według jego wskazówek. Po zakończeniu umowy Usługodawca nie odnawia domeny: pozostaje ona opłacona do końca bieżącego okresu, a Usługodawca przekazuje Klientowi kod do jej przeniesienia.
  3. Opieka zaczyna się w dniu uruchomienia strony, trwa na czas nieokreślony i jest rozliczana co miesiąc albo, jeśli Klient tak wybierze, raz w roku z góry.
  4. Zmiana to jedna rzecz do zrobienia: dodanie ogłoszenia, jadłospisu na jeden tydzień, dokumentu albo albumu zdjęć do zamkniętej galerii, podmiana pliku lub poprawka tekstu na jednej podstronie. Komplet do 100 zdjęć do jednego albumu i do 5 plików wysłanych razem w jednej sprawie to jedna zmiana; różne rodzaje treści, np. jadłospis i ogłoszenie, to osobne zmiany. Niewykorzystane zmiany nie przechodzą na kolejny miesiąc. Zmiany ponad limit i inne prace, np. nowe funkcje i podstrony z własnym układem, Usługodawca wycenia przed wykonaniem.
  5. Zmiany Usługodawca wprowadza na bieżąco, w kolejności zgłoszeń. Klient może też samodzielnie dodawać i zmieniać treści w panelu administracyjnym strony; takie zmiany nie wliczają się do limitu.
  6. Awaria to sytuacja, w której strona albo jej część przestaje działać z przyczyny leżącej po stronie Usługodawcy albo serwera. Awarie Usługodawca usuwa bez limitu i w pierwszej kolejności. Usunięcie skutków zmian wprowadzonych na stronie przez Klienta albo osoby trzecie nie jest usuwaniem awarii i jest wyceniane.
  7. Zmiany i awarie Klient zgłasza w panelu klienta albo na adres kontakt@kroczki.pl.
  8. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności strony i panelu klienta. Przerwy techniczne w miarę możliwości zapowiada.

§ 7. Strefa rodzica i zamknięta galeria

  1. W pakiecie Standard strona ma strefę rodzica dostępną po zalogowaniu. Dostęp do strefy rodzica nadaje i odbiera Klient albo, na jego polecenie, Usługodawca. Klient odpowiada za to, komu daje dostęp, i za odebranie go osobom, które nie powinny go już mieć, np. po zakończeniu opieki nad dzieckiem.
  2. Pliki w zamkniętej galerii są przechowywane poza publicznym adresem strony, wydawane tylko zalogowanym użytkownikom strefy rodzica, wyłączone z indeksowania przez wyszukiwarki i niedostępne do podglądu dla osób niezalogowanych. Pobieranie zdjęć jest domyślnie wyłączone; Klient może je włączyć dla wybranego albumu.
  3. Zabezpieczenia nie zapobiegają zrobieniu zrzutu ekranu ani zdjęcia ekranu przez osobę, która ma dostęp do galerii. Zasady korzystania ze zdjęć przez rodziców ustala i przekazuje im Klient.
  4. Usługodawca nie wykorzystuje zdjęć z zamkniętej galerii ani innych materiałów Klienta do własnych celów, w tym do portfolio, reklamy ani trenowania modeli sztucznej inteligencji.

§ 8. Płatności

  1. Ceny określają Warunki. Do cen netto dolicza się VAT według obowiązującej stawki.
  2. Usługodawca nie pobiera zaliczki. Fakturę za Wdrożenie wystawia po odbiorze strony, a za Audyt 2027 albo Przegląd strony po wykonaniu usługi. Opiekę fakturuje z góry: co miesiąc (pierwszy niepełny miesiąc proporcjonalnie do liczby dni) albo za 12 miesięcy.
  3. Termin płatności wynosi 14 dni. Faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur i dostępne w panelu klienta albo przesyłane e-mailem.
  4. Przy zaległości ponad 14 dni Usługodawca może, po wezwaniu e-mailem, wstrzymać zmiany i dostęp do panelu klienta do czasu zapłaty. Przy zaległości ponad 60 dni może wypowiedzieć umowę bez okresu wypowiedzenia.
  5. Jeśli umowa skończy się w trakcie opłaconego roku, Usługodawca zwraca opłatę za pełne miesiące po jej zakończeniu.
  6. Przy zmianie pakietu na wyższy Klient dopłaca różnicę ceny Wdrożenia, a nowa stawka Opieki obowiązuje od kolejnego miesiąca. Przy zmianie pakietu na niższy niższa stawka obowiązuje od kolejnego miesiąca, funkcje wyższego pakietu są wyłączane, a różnica ceny Wdrożenia nie jest zwracana. Przed wyłączeniem strefy rodzica Usługodawca przekazuje Klientowi zdjęcia z zamkniętej galerii, a następnie usuwa je z serwera.

§ 9. Czas trwania i zakończenie umowy

  1. Każda strona może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie można złożyć e-mailem albo w panelu klienta. Oświadczenia Usługodawcy są wysyłane na adres e-mail konta.
  2. Umowa o sam Audyt 2027 albo Przegląd strony kończy się z chwilą wykonania usługi i zapłaty za nią.
  3. Po zakończeniu umowy Usługodawca w ciągu 14 dni przekazuje Klientowi eksport strony, dokumentów i zdjęć z zamkniętej galerii (pliki strony, baza danych) oraz kod do przeniesienia domeny.

§ 10. Treści i prawa autorskie

  1. Treści, dokumenty i zdjęcia na stronie należą do Klienta i Klient za nie odpowiada, w tym za podstawę prawną publikacji wizerunku i innych danych osobowych. Motyw i wtyczka, na których działa strona, są na licencji GNU GPL.
  2. Do logo i grafik wykonanych przez Usługodawcę Usługodawca z chwilą zapłaty za Wdrożenie udziela Klientowi niewyłącznej, nieodpłatnej i bezterminowej licencji, bez ograniczeń terytorialnych, na utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do pamięci komputerów i do sieci, publiczne udostępnianie (w tym w internecie), rozpowszechnianie oraz wprowadzanie zmian. Klient może udzielić dalszej licencji firmie, która przejmie prowadzenie strony. Usługodawca nie może tej licencji wypowiedzieć.
  3. Zdjęcia z banków zdjęć i obrazy wygenerowane narzędziami innych firm są używane na warunkach licencji tych firm.

§ 11. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z jego winy. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta w 12 miesiącach przed zdarzeniem, które wyrządziło szkodę, i nie obejmuje utraconych korzyści.
  2. Usługodawca nie odpowiada za:
  • treści i materiały Klienta, w tym treść standardów ochrony małoletnich i dokumentów placówki, ani za publikację danych osobowych i wizerunku na polecenie Klienta,
  • usługi, które Klient wybrał lub zamówił u innych firm (np. aplikacje dla rodziców, dostęp do internetu, domena u innego dostawcy, serwer strony objętej Audytem 2027 albo Przeglądem strony),
  • przerwy i awarie po stronie dostawców hostingu, domen i poczty, jeśli wybrał ich z należytą starannością,
  • skutki siły wyższej.
  1. Klient zwalnia Usługodawcę z roszczeń osób trzecich dotyczących treści i danych osobowych publikowanych na polecenie Klienta i pokrywa związane z nimi koszty.
  2. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 12. Reklamacje i treści niezgodne z prawem

  1. Reklamacje Klient składa w panelu klienta albo na adres kontakt@kroczki.pl. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni.
  2. Każdy może zgłosić treść niezgodną z prawem na stronie utrzymywanej przez Usługodawcę na adres kontakt@kroczki.pl. To punkt kontaktowy według aktu o usługach cyfrowych (rozporządzenie UE 2022/2065), dla użytkowników i organów, w języku polskim albo angielskim. Zgłoszenie powinno zawierać adres treści, uzasadnienie, dane kontaktowe zgłaszającego i oświadczenie, że zgłoszenie jest składane w dobrej wierze.
  3. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je niezwłocznie i obiektywnie, po uzgodnieniu z Klientem, i informuje zgłaszającego o decyzji. Decyzje podejmuje człowiek.
  4. Usługodawca może usunąć albo zablokować treść niezgodną z prawem lub Regulaminem. Informuje o tym Klienta e-mailem, podając zakres, fakty i podstawę decyzji. Od decyzji można się odwołać e-mailem w ciągu 14 dni albo dochodzić praw przed sądem. Odwołanie Usługodawca rozpatruje w ciągu 14 dni.

§ 13. Dane osobowe

  1. Dane osobowe na stronie, w strefie rodzica, w formularzach strony i w materiałach Klienta Usługodawca przetwarza w imieniu Klienta według Załącznika nr 1.
  2. Dane osób korzystających z panelu klienta i kontaktujących się z Usługodawcą Usługodawca przetwarza jako administrator według polityki prywatności na kroczki.pl.

§ 14. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, np. zmiany przepisów albo zakresu usług. Informuje o tym e-mailem i w panelu klienta co najmniej miesiąc przed wejściem zmian w życie. Klient może do tego dnia wypowiedzieć umowę ze skutkiem na ten dzień. Jeśli tego nie zrobi, zmiany go wiążą.
  2. Każda wersja Regulaminu ma numer i datę. Wcześniejsze wersje są w archiwum na kroczki.pl/regulamin/, a wersję zaakceptowaną przez Klienta panel klienta pokazuje w zakładce z regulaminem.
  3. Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

  1. Klient jako administrator danych („Administrator”) powierza Usługodawcy („Podmiot przetwarzający”) przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 28 RODO, na czas trwania umowy i do zwrotu albo usunięcia danych według ust. 8. Załącznik jest zawierany razem z umową, w formie elektronicznej.
  2. Jeśli Klient przetwarza dane w imieniu innego administratora, jest to dalsze powierzenie. Klient oświadcza wtedy, że ma zgodę tego administratora.
  3. Cel i charakter przetwarzania: przygotowanie, utrzymanie i obsługa strony Administratora, w tym strefy rodzica, zamkniętej galerii i formularzy (np. zapisów), wykonanie Audytu 2027 albo Przeglądu strony oraz obsługa zgłoszeń w panelu klienta; przechowywanie, publikowanie i udostępnianie na polecenie Administratora, kopie zapasowe i usuwanie.
  4. Kategorie osób i danych:
  • dzieci objęte opieką lub wychowaniem przez Administratora oraz dzieci zgłaszane w formularzach zapisów: imię, nazwisko, data urodzenia, grupa, informacje podane przez rodziców w formularzach oraz wizerunek na zdjęciach w zamkniętej galerii, udostępnianych wyłącznie użytkownikom strefy rodzica,
  • rodzice i opiekunowie prawni: imię, nazwisko, dane kontaktowe, login, adres IP i logi strefy rodzica, treść wiadomości i zgłoszeń z formularzy,
  • personel i współpracownicy Administratora oraz osoby go reprezentujące: imię, nazwisko, funkcja, kwalifikacje, dane kontaktowe i wizerunek na zdjęciach kadry publikowanych na stronie,
  • inne osoby korzystające z formularzy na stronie albo widoczne w materiałach przekazanych przez Administratora: dane w zakresie przekazanym przez Administratora.
  1. Administrator nie przekazuje danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), np. o zdrowiu dziecka, ani danych z art. 10 RODO i nie zbiera ich przez formularze strony, chyba że ma do tego podstawę prawną i uzgodni z Podmiotem przetwarzającym sposób ich zabezpieczenia.
  2. Podmiot przetwarzający:
  • przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (umowa, zgłoszenie w panelu klienta, e-mail), chyba że wymaga tego prawo; wtedy informuje o tym Administratora, jeśli prawo na to pozwala,
  • informuje Administratora, jeśli uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych,
  • zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy,
  • stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w tym szyfrowane połączenia, dostęp po zalogowaniu, przechowywanie zdjęć z zamkniętej galerii i plików dla rodziców poza publiczną częścią serwera i wydawanie ich wyłącznie zalogowanym użytkownikom, wyłączenie ich z indeksowania, kopie zapasowe i aktualizacje,
  • nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, w tym zdjęć do portfolio, reklamy ani trenowania modeli sztucznej inteligencji,
  • pomaga Administratorowi w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą, i w obowiązkach z art. 32–36 RODO,
  • zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia,
  • udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, zapowiedziane co najmniej 14 dni wcześniej, w pierwszej kolejności zdalnie.
  1. Administrator zgadza się na dalszych podmiotów przetwarzających: SEOHost.pl (hosting na serwerach w Polsce) i Google Ireland Limited (poczta e-mail). Google może przetwarzać dane poza EOG na podstawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych. O zmianie tej listy Podmiot przetwarzający informuje e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej; Administrator może się sprzeciwić i wypowiedzieć umowę ze skutkiem przed zmianą. Dalsze podmioty mają te same obowiązki ochrony danych.
  2. Po zakończeniu umowy Podmiot przetwarzający przekazuje dane w eksporcie strony w ciągu 14 dni, a 30 dni po przekazaniu usuwa je razem z plikami i zgłoszeniami z panelu klienta, chyba że prawo wymaga ich przechowywania. Kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 14 dni. Przy Audycie 2027 i Przeglądzie strony Podmiot przetwarzający przetwarza dane na stronie Klienta tylko w czasie wykonywania usługi, a kopie zmienianych treści usuwa w ciągu 30 dni od jej wykonania. Dostawca serwera strony objętej Audytem 2027 albo Przeglądem strony nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym Podmiotu przetwarzającego.
  3. Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania i publikacji danych, w tym wizerunku dzieci i personelu, oraz za zgodność poleceń z prawem. Dane do własnych celów (rozliczenia, panel klienta, logi) Usługodawca przetwarza jako administrator według polityki prywatności.